FAQ Digitale Verwaltung

Die Digitale Verwaltung schafft eine moderne, zukunftsgewandte Verwaltung, die sich entsprechend der geänderten Anforderungen ihrer Anspruchsgruppen aufstellt und öffentlichen Mehrwert schafft. Es geht insbesondere darum, Abläufe und Prozesse zu vereinfachen und eine digitale Alternative zu den «Schaltertätigkeiten» zu schaffen. Dies ist nicht nur ein Dienst für Bürgerinnen und Bürger, sondern soll auch die Effizienz in der Verwaltung verbessern.

Durch die Umsetzung der Digitalisierungsstrategie und den Aufbau eines Serviceportals, in welchem elektronische Behördendienstleistungen angeboten werden.

Mit der Einführung des digitalen Primats, handeln, informieren und kommunizieren die Behörden in digitaler Form, ausser wenn sie ihre Aufgaben sonst nicht wirksam erfüllen können. Es wird eine aktive Verlagerung von physischer hin zu digitaler Abwicklung von Dienstleistungen angestrebt.

Der digitale Primat gilt seit dem Inkrafttreten des Gesetztes über die Digitale Verwaltung, am 1. Januar 2023.

Jede Person kann bei der zuständigen Behörde einen Auszug des digitalen Dokuments auf Papier verlangen.

Ja, die für Behördenprozesse physisch eingereichten Dokumente werden nach ihrer Digitalisierung in der Regel vernichtet. Vorbehalten bleibt ihre Verwendung in Verfahren.

Die Vorgaben sind in den kantonalen Richtlinien für die Aktenführung definiert. Die grundlegenden Bestimmungen sind im IDAG (GS I F/1 - Gesetz über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen - Kanton Glarus - Erlass-Sammlung) beziehungsweise im VIDAG (GS I F/2 - Verordnung zum Gesetz über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen - Kanton Glarus - Erlass-Sammlung) vorhanden.

In der E-Government- und in der IT-Strategie wird auf strategischer Ebene festgelegt, welche Arten von Informatikmittel bevorzugt eingesetzt werden sollen. Der IT-Steuerungsausschuss, bestehend aus Vertretern der Gemeinden, des Kantons und der Gerichte entscheidet schlussendlich, welche gemeinsamen Informatikmittel eingesetzt werden. Bei zentralen Systemen, welche für die Basisinfrastruktur benötigt werden, entscheidet die Hauptabteilung Informatik selbständig.

Ja, wenn ein Service nicht explizit eine Authentifizierung oder Unterschrift benötigt, wird dieser Service frei zugänglich (ohne Login über ein persönliches Benutzerkonto) zur Verfügung gestellt.

Das geplante Serviceportal verfügt über eine Austauschplattform, ähnlich einem Posteingang, für Dokumente und Mitteilungen. Wo immer möglich wird zukünftig darüber der postalische und physische Versand digitalisiert.

Nein, hierzu fehlt aktuell die gesetzliche Grundlage, welche 2023 jedoch geschaffen wird. Anschliessend wird für die Behörden eine Lösung für digitale Signaturen und Siegel angeboten.

Nein, für den Einsatz von KI fehlen die rechtlichen Grundlagen. Im Rahmen von Automatisierungsmassnahmen werden vereinzelt sogenannte "Bots" (digitale Roboter) eingesetzt, diese führen im Auftrag von Mitarbeitenden administrative Routineaufgaben aus. Solche "Bots" zählen jedoch nicht direkt zur KI, sondern kommen aus dem Bereich ML (Maschinelles Lernen). Darunter werden IT-Systeme verstanden, die auf Basis eines grossen Datensatzes eigenständig Wissen einsetzen, z.B. zur Erledigung von einfachen Aufgaben. 

Durch die Konsolidierung von Prozessen, Hardware, Software und Infrastruktur können mittelfristig Produktivitätsgewinne und Kosteneinsparungen bzw. eine Dämpfung des Kostenwachstums erzielt werden (S. 135, Landsgemeinde-Memorial 2022).

Den Kosten steht zudem ein Einsparpotenzial bei den personellen Ressourcen gegenüber. Eine Quantifizierung desselben ist jedoch zum aktuellen Zeitpunkt kaum möglich. Es ist zwar zu erwarten, dass aufgrund des Behördenportals zahlreiche Verwaltungseinheiten von Posteingangs- und -ausgangsarbeiten zeitlich entlastet werden. Diese Einsparungen verteilen sich aber auf eine Vielzahl von Verwaltungseinheiten und -aufgaben, sodass sie zwar in der Summe beachtlich sind, aber eine effektive Einsparung von personellen Ressourcen aufgrund der Verteilung über die gesamte Verwaltung kaum möglich sein dürfte. Ein deutliches Einsparpotenzial kann aber erwartet werden, wenn auch die Back-Office-Prozesse weitgehend automatisiert werden. Schliesslich gilt es auch darauf hinzuweisen, dass es die Digitalisierung in den letzten Jahren erlaubt hat, dass zahlreiche Verwaltungsbereiche mit gleichbleibenden oder nur leicht ansteigenden personellen Ressourcen die stetig steigende Aufgabenlast bewältigen konnten. Insofern ermöglicht die Digitalisierung bereits heute, dass keine zusätzlichen personellen Ressourcen benötigt werden (S. 155 Landsgemeinde-Memorial 2022).

Landsgemeinde-Memorial 2022 2202_Memrial_2202.indb (gl.ch)