Aufgaben und gesetzliche Grundlagen

Das kollektive Gedächtnis des Glarnerlands

Das Landesarchiv ist das zentrale Gedächtnis des Kantons Glarus und seiner Bevölkerung. Es hat die Aufgabe, die Tätigkeit der kantonalen Behörden dauerhaft zu dokumentieren und damit das staatliche Handeln nachvollziehbar zu machen.

Die Öffentlichkeit hat in historischer Perspektive ein Recht zu wissen, aus welchen Gründen die Regierung einen Entscheid so und nicht anders gefällt hat, unter welchen Bedingungen ein Konflikt geschlichtet werden konnte oder wie die Behörden in Notlagen, bei sozialen Spannungen und wirtschaftlichen Krisen regiert haben. Jede Bürgerin und jeder Bürger erwartet auch, dass seine Geburtsdaten, ein Gerichtsurteil oder die Bauunterlagen zuverlässig aufbewahrt werden und nicht verloren gehen.

Aus diesem Grund verpflichten das kantonale Archivgesetz aus dem Jahre 2003 und die Archivverordnung von 2005 die Verwaltung und das Landesarchiv zur Sicherstellung der Überliefrung.

Akten der Verwaltung und historisches Archiv

Das Landesarchiv übernimmt die Akten der drei staatlichen Gewalten (Landrat, Regierungsrat, Gerichte) und der kantonalen Verwaltung mit all ihren Abteilungen und Dienststellen seit 1837. Es verwahrt auch das Schriftgut der staatlichen Gebilde vor der Entstehung des modernen Kantons 1837. Dazu gehört das Archiv des Alten Landes Glarus vom Mittelalter bis zur Reformationszeit, dann die Archive der konfessionellen Landesteile bis zur Revolution 1798, das helvetische Archiv (Kanton Linth 1798-1803) sowie das Neue Katholische, das Neue Evangelische und das Neue Gemeine Archiv von 1803 bis 1836.

Das Landesarchiv sammelt darüber hinaus Unterlagen, die nicht aus der kantonalen Verwaltung stammen, die aber für die historische Überlieferung genauso wichtig sind. Dazu gehören Fotos, Film- und Tonbandaufnahmen, Tagebücher bedeutender Persönlichkeiten, Stiche, Karten, Pläne oder die Archive von Vereinen und Privatpersonen. In Zusammenarbeit mit dem Glarner Wirtschaftsarchiv setzt sich das Landesarchiv für die Erhaltung der historischen Archive von Glarner Firmen und Unternehmen ein.

Aktuelle Herausforderungen: Aktenmassen und Elektronische Archivierung

Mit welchen Herausforderungen kämpft das Landesarchiv heute?

  • An erster Stelle steht die Bewältigung der Aktenmassen. Da es nicht möglich ist, alle in der Verwaltung produzierten und ausgeschiedenen Unterlagen einfach in das Archiv zu übernehmen, gilt es, überflüssiges Material auszuscheiden. In der Regel werden 50 bis 95 Prozent einer Ablieferung nicht dauerhaft archiviert. Das Sortieren der Aktenmenge, das Erfassen und Bewerten von Archivgut und das anschliessende Verzeichnen der Dokumente in der Archivdatenbank ist aufwändig und erfordert systematisches Vorgehen.
  • Um die Aktenflut einzudämmen, werden das Records Management und die vorarchivische Bewertung immer wichtiger. Ziel des Records Management ist es, die schriftliche Information in den Akten über den gesamten Lebenszyklus der Dokumente nutzbar zu machen. Um den Zugriff auf die Informationen von der Entstehung über die Bearbeitung, Ablage und Aussonderung der Akten bis ins Archiv zu gewährleisten, braucht es Organisationsvorschriften, ein Ordnungssystem (Registraturplan) und Regeln der Dossierbildung. Mittels Kassationslisten können die Dienststellen ihre Akten ausscheiden, bevor sie dem Archiv angeboten werden.
  • Eine grosse Herausforderung stellt die Tatsache dar, dass immer mehr Akten und Dokumente nur noch in elektronischer Form als Dateien auf einem Server vorhanden sind. Auch elektronische Akten müssen übernommen und bewertet, d.h. entweder gelöscht oder so gespeichert werden, dass sie in hundert Jahren noch gelesen werden können. Für das Problem der elektronischen Langzeitarchivierung gibt es keine einfachen Lösungen.
  • Zu den Hauptaufgaben des Archivars gehört es schliesslich, den Benutzerinnen und Benutzern zu helfen, die Informationen zu finden, die sie suchen. Zu diesem Zweck erschliesst das Landesarchiv die Archivalien, indem es Verzeichnisse (Listen und Register) zu den einzelnen Beständen erstellt. Das wichtigste Findmittel ist eine Datenbank, in der die Archivbestände fortlaufend erfasst und abfragbar gemacht werden.